سياسات تنظيم العلاقة مع أصحاب المصالح

  • الغــرض

الغرض من هذا الباب هو توضيح السياسات التي ستحكم الشؤون المتصلة بالعلاقة مع أصحاب المصلحة ضمن مجلس إدارة الشركة السعودية لمنتجات الألبان والأغذية (يشارإليها هنا وفيما يلي بـ “الشركة” أو “سدافكو”). 

 

  • العلاقة مع أصحاب المصلحة :نظرة عامة

أصحاب المصلحة هم أفراد أو مجموعات من الأفراد لديهم مصلحة أو مصالح مباشرة أو غير مباشرة في الشركة ويستطيعون التأثير على أو يتأثرون بتصرفات الشركة وأهدافها وسياساتها. من أصحاب المصلحة الأساسيين في الشركة: المساهمون ، والمدراء التنفيذيون، والموظفون، والعملاء/الزبائن، والدائنون، والبنوك، والموردون، والمجتمع المحلي والحكومة. الجدول التالي يسرد مجموعة أصحاب المصلحة ومصالحهم الرئيسية وتأثيراتهم على أي شركة. 

جدول 1: اهتمامات أصحاب المصلحة ونفوذهم

صاحب المصلحةأهم الاهتماماتالتأثير والنفوذ
المساهموننمو الأرباحالتصويت في الجمعيات العامة
البنوك وغيرها من المقرضينتسديد الفوائد والقروض، تقييم التصنيف الائتماني للشركةقادرون على سحب التسهيلات البنكية أوالتأثيرعلى تقييم التصنيف الائتماني
أعضاء مجلس الإدارة والمدراء التنفيذيينالرواتب، الرضا الوظيفي، المكانة الوظيفيةيتخذون قرارات، لديهم معلومات تفصيلية
 

الموظفون

الرواتب والأجور، الأمان الوظيفي، الرضا والحافز الوظيفيدوران العمالة، جودة الخدمة
 

المورّدون

 

العقود طويلة الأجل، سرعة سداد المستحقات

 

التسعير، الجودة، توافر المنتج

العمـلاء/الزبائنجودة يُعتمد عليها، قيمة مقابل ما يدفعونه، خدمة العملاءالعائدات/الإيرادات، علاقة العمل المستمرة، تعزيز أو تشويه سمعة الشركة عبر الحديث مع معارفهم

 

المجتمـعالبيئة، خلق وظائف محليةغير مباشر عبر الحكومة أو الجهات المدنية

 

الحكومةالتشغيل القانوني، خلق الوظائفاللوائح والقوانين

من المؤكد أن الشركات التي تستثمر وقتا كافيا لتعزيز علاقاتها مع أصحاب المصلحة فيها تنعم بنجاح أكبر وتجني ثمار هذه العلاقات، بالمقارنة بالشركات التي لا تعي أن بناء جسور الثقة والدعم مع أصحاب المصلحة هو عنصر هام لنجاح الشركة على المدى الطويل.

العلاقات الجيدة مع أصحاب المصلحة تساعد الشركة بطرق مختلفة، مثل:

    • تقوية أواصر الولاء.
  • التمكين من اتخاذ القرارات الصائبة.
  • التعرّف على العوائق والمشاكل.
  • المساعدة في معالجة المشاكل.
  • دعم وتشجيع المعرفة المتبادلة

3- سياسات تتعلق بالعلاقة مع أصحاب المصلحة  

    3.1 نظرة عامة 

مجلس إدارة سدافكو ملتزم بأعلى المعايير الأخلاقية حيث تتطلع الشركة لأن يتحلى أصحاب المصلحة بإيمان والتزام متينين تجاه الشركة. متانة الثقة والالتزام هي مفتاح النجاح للشركة السعودية لمنتجات الألبان والأغذية في بناء علاقات صحية مع أصحاب المصلحة. 

3.2 المسـاهمين

سدافكو ملتزمة بإيجاد قيمة مستدامة لمساهميها وتسعى لتحقيق عائدات مالية مميّزة وتعمل لخدمة مصالح المساهمين بأفضل شكل ممكن. 

3.3 العملاء والموردين

سدافكو ملتزمة بتوفير خدمات ممتازة وحلول ذات قيمة مضافة، كما تسعى الشركة للتعامل مع العملاء والموردين باستقامة وأمانة، وتسعى لبناء وحفظ علاقات جيدة مع عملائها ومورديها، وتحرص على حماية سرية المعلومات المتصلة بهم. 

3.4 الموظفين

سدافكو ملتزمة بمعاملة أفرادها بكرامة وتحقيق تكافؤ فرص التوظيف لكافة موظفيها شاملا التعيينات، والمكافآت، والتطوير المهني والترقيات. 

كما يؤمن مجلس إدارة الشركة بأهمية توفير ظروف عمل آمنة وصحية واحترام حقوق الإنسان واحترام حقوق الموظفين. 

يتوقع مجلس إدارة الشركة من موظفي سدافكو أن يكشفوا ما يظهر لهم من ممارسات غير أخلاقية. كما تريد الشركة من الغير ألا يطلبوا من موظفيها العمل بطريقة غير أخلاقية، وبالمثل لن تطلب الشركة من أحد أيا كان أن يعمل بطريقة غير أخلاقية. 

3.5  المجتمع

سدافكو ملتزمة بالإسهام في رفع مستوى نوعية الحياة أينما مارست عملياتها، وبالاستغلال المسئول للموارد من أجل الحفاظ على البيئة، وبالتالي يريد مجلس إدارة الشركة من المجتمعات المتصلة بها أن يعتمدوا على إسهامات الشركة على الصعيد المدني والخيري والأنشطة الأخرى التي تصلح المجتمع. 

علاوة على ذلك، تتبنى الشركة المبادئ التالية بهدف تطوير علاقات ناجحة مع أصحاب المصلحة:

  • سيتم إبلاغ الجهات/الأفراد ممن سيتأثرون بعمليات الشركة عن أنشطة الشركة، والسماح لأصحاب المصلحة بالمشاركة بشكل صريح وشفاف في المشاكل والفرص التي تؤثر عليهم.
  • سيتم تزويد أصحاب المصلحة بمعلومات دقيقة في أوانها حول نشاط الشركة وستأخذ الشركة بعين الاعتبار احتياجات ومخاوف أصحاب المصلحة عند اتخاذ القرارات. 
  • ستطلب الشركة الحصول على تعقيبات/آراء أصحاب المصلحة حول قرارات الشركة المتصلة بالنشاط. 
  • ستشجع الشركة أصحاب المصلحة على تحديد الطريقة التي تناسبهم للتشاور معهم وستبذل وسعها لتتجاوب مع ما يحبذه أصحاب المصلحة.  
  • تحترم الشركة قيّم وثقافة كل صاحب مصلحة. عند وقوع – لا قدر الله – نزاع وتعذرت معالجته، سيحترم موظفو الشركة  دائماً اختلاف وجهات النظر وسيحرصون على معالجة المشاكل بأسرع ما يمكن. 

4- علاقات اصحاب المصلحة 

صاحب المصلحة بالشركة هو شخص، أو مجموعة، أو مؤسسة، أو نظام يؤثر أو يتأثر بتصرفات الشركة. 

من الطرق المفيدة لإدارة علاقات صاحب مصلحة صياغة وتعميم مدونة أخلاقيات وسلوكيات مكتوب، حيث جزء من هذا الميثاق يوجه الشركة للالتزام بالمتطلبات القانونية وغيرها من الالتزامات المتصلة بأصحاب المصلحة الشرعيين. 

في حالة خرق أحد حقوق صاحب المصلحة، ستحرص لجنة المراجعة  على اتخاذ الإجراء التصحيحي الملائم أو التوصية به لمعالجة المشاكل بطريقة وافية. 

يكون مجلس الإدارة مسئولا عن صياغة طابع وثقافة الشركة والإشراف على الامتثال لمدونة الأخلاقيات بما في ذلك إدارة متطلبات أصحاب المصلحة. يجب أن يعالج ميثاق أخلاقيات الشركة الالتزامات القانونية للشركة إضافة إلى إتاحة مساحة ووسائل للموظفين كي ينبهوا مجلس الإدارة والمديرين بشأن أي سوء تصرف محتمل بدون خوف من عقاب أو جزاء. تشمل قائمة أصحاب المصلحة المتصلة باعتبارات قانونية أو تعاقدية أو تجارية التالي: 

  • الموظفين.
  • العملاء.
  • الدائنين.
  • المؤسسات الاستثمارية.
  • الممولين/البنوك.

4.1 الموظفين 

بشكل عام لا يتحمل مجلس الإدارة تجاه الموظفين واجبات قانونية ائتمانية، ومع ذلك فيجب على المجلس أن يكون مُدركاً للتالي:

  • أهمية ضمان دعم الموظف والتزامه لتمكين الشركة في تحقيق أهدافها.
  • الالتزامات المحددة المفروضة طبقا لتشريعات أخرى تشمل قوانين الصحة والسلامة المهنية. 

4.2 العملاء

باختصار: بدون عملاء لا يوجد نشاط للشركة. وهذا دليل على أهمية العملاء للشركة ولمجلس الإدارة. لذلك يقع عاتق فهم احتياجات أو مخاوف العملاء والاستجابة لها ليس فقط على الإدارة التنفيذية وحدها، بل تتطلب اهتماما من مجلس الإدارة الذي يتعين عليه أن ينظر في الكيفية الناجحة لتناول ومعالجة شكاوى العملاء. يجب رفع التقارير والإحصائيات إلى مجلس الإدارة حول المشاكل الرئيسية البارزة في شكاوى العملاء.  

4.3 الدائنين

المسئولية الإيجابية على مجلس الإدارة تجاه الدائنين تمت مناقشتها وتأكيدها في حالات قانونية وقضائية وبالتالي يجب أن تكون محور تركيز مجلس الإدارة في حالات العُسر (الضيق) المالي. 

4.4 المؤسسات الاستثمارية

يبني المستثمرون قراراتهم على المعلومات التي يتلقونها، وأغلب تلك المعلومات تأتي من الشركات نفسها، وبالتالي من الأهمية بمكان أن تتفهم الشركة وتتجاوب بطريقة ملائمة مع جميع احتياجات وتطلعات المستثمرين، وأن مؤسسات الاستثمار المساهمة ستكون هي صاحبة الصوت الأعلى في مطالب المساهمين. 

تحتاج الشركة إلى أن توجد توازنا بين تطلعات وطلبات المؤسسات الاستثمارية مقابل مصالح المساهمين ككل، وأن تحرص على معاملة عادلة ومنصفة وموحدة لكافة المساهمين.

4.5 الممولين والبنوك

يجب أن تولي الشركة عناية دقيقة لالتزاماتها تجاه البنوك والمؤسسات المالية التي تتعامل معها. كما ان هناك الكثير من المقرضين ممن لديهم مواثيق توجب على الشركة أن تتقـيـد بنسب ومعدلات محددة مسبقاً ومتطلبات أخرى بهدف الوفاء باتفاقيات التمويل. 

على أعضاء مجلس الإدارة أن يفهموا بوضوح هذه المتطلبات وأن يتحققوا من أن الإدارة التنفيذية تراقب بصورة كافية وفعالة الوضع المالي للشركة، حتى لا يتم انتهاك تلك المواثيق وبالتالي تتحمل الشركة غرامات أو عواقب أخرى. إضافة إلى هذا، يجب أن يكون هناك تواصل مفتوح مع ممولي الشركة والدخول معهم في محاورات بصفة دورية والتجاوب مع طلباتهم واحتياجاتهم المتعلقة بتوفير المعلومات بطريقة إيجابية. العلاقة الإيجابية بين الشركة والممولين هي من الأهمية بمكان لإبرام التسهيلات الائتمانية أو تمديدها أو مراجعتها أو تعديلها. 

4.6 المجتمع

التشريعات البيئية وقوانين الأنشطة الاقتصادية والتوقعات المجتمعية تتطلب من الشركات أن تكون مسؤولة بشكل اجتماعي في عملياتها وفي تعاملاتها مع المجتمع. ومع أن هذه ليست واجبات ائتمانية إلا أنها التزامات قانونية وأدبية (أخلاقية) يجب أخذها بعين الاعتبار كجزء من عملية اتخاذ قرارات الشركة وفي مزاولة النشاط. كما ان الإخفاق في فهم قضايا المجتمع وفي الاستجابة لها بطريقة ملائمة قد يؤثر سلبا على الشركة من الناحية المالية وعلى سمعتها وقد يكون له عواقب سلبية أخرى.

4.7 اليات حل المنازعات وشكاوى اصحاب المصلحة

في حالة رفع شكوى أو نشوء نزاع بين صاحب المصلحة وبين الشركة، يجب على صاحب المصلحة الاتصال والتواصل مع  أمين سر مجلس الإدارة بالشركة، وبمجرد إبلاغه يقوم الأمين العام لمجلس الإدارة بإحالة المسألة إلى لجنة المراجعة  التي بدورها ستحرص على اتخاذ الإجراء التصحيحي الملائم أو التوصية باتخاذه لمعالجة المسألة بصورة وافية.

5- المراجعة والتعديلات

لضمان أن تتم أعمال الشركة بشكل يتفق مع هذه السياسة، يقوم مجلس الإدارة بمراجعة هذه السياسة بشكل دوري، وتقييمها للتعرف على مدى كفاءتها وفعاليتها.علاوةً على ذلك، ستقوم لجنة المراجعة بتقديم ملاحظاتها وتوصياتها للتعديل (إن لزم الأمر) إلى مجلس الإدارة لاستعراضها واعتمادها.