سياسة الإبلاغ عن المخالفات

أولاً: الغرض

المبلّغ هو الموظف الذي بحسن نية  يقوم بتقديم ادعاء سري أو مجهول عن أي سوء سلوك أوفعل خاطئ محتمل.

المبلّغين ليسو أولئك الذين يتقدمون ببلاغات من خلال القنوات الإدارية العادية بشكل غير سري وواضح للجميع.

تقوم هذه السياسة بحماية جميع أعضاء مجلس الإدارة ، ولجان المجلس ، والمدراء التنفيذيين ، والموظفين (أوالأشخاص المعنيين) في الشركة السعودية لمنتجات الألبان والأغذية (يشارإليها هنا وفيما يلي بـ “الشركة” أو “سدافكو”) الذين يقومون بالإبلاغ بحسن نية عن أي مخالفات قد تحصل من قبل أحد أعضاء المجلس أو أي من الموظفين الآخرين.

إن الهدف من هذه السياسة هو تسهيل إجراءات الإبلاغ و تشجيع الأشخاص المعنيين للكشف عن أي ممارسات أو سلوكيات خاطئة فور علمهم بها. وتهدف هذه السياسة أيضا لضمان حماية الأشخاص المبلغين عن الممارسات والسلوكيات الخاطئة من أي إيذاء أو انتقام قد يقع بسبب قيامهم بالإبلاغ عن أي مخالفات بحسن نية.

ثانياً: تمهيد 

تشجع هذه السياسة جميع الموظفين على الإبلاغ عن أي مخالفات محتملة في إعداد التقارير المالية أو أي ممارسات خاطئة في أقرب فرصة ممكنة و بطريقة مناسبة.

تم تصميم هذه السياسة لأجل :

  • دعم قيمنا ، واحترام الجميع ، والنزاهة والجودة والإعتزاز
  • احترام حقوق الإنسان والإنسانية ، وعدم التمييز بين الموظفين أو انتهاك حقوق الإنسان على أساس العرق ، أو الجنسية ، أو الدين ، أو المعتقدات ، أو الجنس ، أو لأي أسباب أخرى
  • إيجاد بيئة العمل التي يمكن للموظفين من خلالها إتمام مسؤولياتهم بفعالية ومتعة. وتكون العلاقة بين أعضاء مجلس الإدارة في الشركة وباقي الموظفين فيها قائمة على أساس الاحترام المتبادل والشراكة في العمل ، مع الأخذ في الاعتبار أن أي إساءة تحدث كالتحرش الجنسي ، واستغلال السلطة هي إهانة لكرامة الإنسان ولن يتم التسامح معها في مكان العمل
  • معاملة الزملاء في العمل بعدل واحترام ، ومساعدتهم على التطور والنمو، والعمل بروح الفريق وصنع الفارق
  • اتخاذ موقف حازم ضد أي جماعات إجرامية وأي سلوك معادي للمجتمع
  • ضمان إمكانية إبداء الموظفين لمخاوفهم دون الخوف من العقاب و الانتقام بسبب إبلاغهم
  • إيجاد آلية واضحة وشفافة للتعامل مع المخاوف أو الشكوك

هذه السياسة لا تشمل فقط الممارسات الخاطئة الممكنة في إعداد التقارير المالية ، بل تشمل أيضاً:

  • الاحتيال.
  • الفساد ، والرشوة ، والابتزاز.
  • الجرائم الجنائية.
  • عدم الامتثال لأي التزام قانوني أو تنظيمي.
  • الإخفاق في تحقيق العدالة.
  • تعريض صحة وسلامة الأفراد للخطر.
  • الاستخدام الغير مصرح به لأموال الشركة.
  • السلوكيات اللا أخلاقية الأخرى.
  • التستر على أي من الممارسات المذكورة أعلاه.

ثالثاً: المبادئ

  • سيتم التعامل مع أي مخاوف مطروحة بشكل واضح و عادل.
  • الشركة لن تتسامح مع أي تحرش أو إيذاء للشخص الذي يقوم بالإبلاغ عن أي مخاوف.
  • يحتفظ أي شخص يقوم بالإبلاغ ، بحقه في عدم الكشف عن هويته إلا إذا تم الإتفاق على غير ذلك.
  • تضمن الشركة أن يكون الشخص المبلّغ عن أي مخاوف على علم بالجهة التي ستتعامل مع المسألة المبلغ عنها.
  • و ستضمن الشركة أيضاً حماية الأشخاص المبلّغين من أي عقاب أو انتقام قد يحدث بسبب إبلاغهم ، حتى وإن ثبت عدم صحة هذه الإدعاءات، ولن تضمن الشركة ذلك للأشخاص الذين يقومون بالإدعاء على الرغم من علمهم بعدم صحة هذه الإدعاءات.

رابعاً: آليات الإبلاغ

يقوم أي موظف يعتقد بعقلانية وحسن نية أن هناك سلوكيات خاطئة تحدث في مكان العمل بإبلاغ مشرفه المباشر بذلك فوراً. وفي حال تردد الموظف في إبلاغ المشرف المباشر لأي سبب من الأسباب ، فعليه أن يبلغ رئيس الموارد البشرية بهذه المخاوف.

يمكن للموظفين أيضاً التحدث لطرف ثالث مستقل بكل ثقة والإبلاغ عن مخاوفهم ، من خلال الاتصال بالخط الساخن للإبلاغ عن المخالفات، وسوف يتم إبلاغ الشركة بهذه المخاوف دون الكشف عن هوية الشخص المبلّغ.

ستقوم الجهة المعنية باستقبال البلاغات باستخدام قنوات وموارد التحقيق المناسبة للتعامل مع الشكاوى المقدمة من خلالهم ، وفي حال استوجب الأمر ستقوم بتحويله إلى لجنة المراجعة لاتخاذ القرار المناسب.

في حال تم اتباع القنوات اللازمة ومازال لدى الموظف المبلّغ مخاوف ، أو رأى المبلّغ أن المسألة لايمكن أن تناقش مع أي من الأطراف المذكورة أعلاه ، يمكنهم إرسال مخاوفهم وشكاواهم على الموقع المخصص للشركة في الشبكة العنكبوتية.

سيتم إبلاغ الموظفين المبلّغين عن مخاوفهم داخلياً ، بالجهة التي ستتولى المسألة وكيفية التواصل معها في حال احتياجهم لمزيد من المساعدة. وستقوم الشركة بتقديم الملاحظات والمرئيات على قدر الإستطاعة دون التعدي على واجبات الخصوصية المستحقة من قبلها لشخص آخر.

لن تقوم الشركة بالكشف عن هوية الموظف المبلّغ دون إذن مسبق. وفي حال وجود مخاوف لايمكن التعامل معها إلا عن طريق الكشف عن هوية المبلّغ (كتقديم أدلة للمحكمة) ، ستقوم الشركة بمناقشة المسألة مع الموظف المدّعي وعن كيفية التعامل مع المسألة.

خامساً: عدم الدقة في رفع التقارير

إن سوء استخدام هذه السياسة قد يؤدي إلى إجراءات تأديبية ضد الشخص المبلّغ ، قد تصل إلى إنهاء خدمات الموظف.

سادساً: المراجعة والتعديلات 

تتم مراجعة وتقييم مدى كفاءة وفعالية هذه السياسة بشكل دوري ، ويمكن للشركة أن تراجع أو تحدث تغيير في شروط السياسة من وقت لآخر لتلائم التغيّرات في الأنظمة والممارسات.